SUGESTÃO DE ROTEIRO PARA ORGANIZAR UMA ASSOCIAÇÃO

Este roteiro antes de ser uma camisa de forças para o seu trabalho, é um elemento para sua reflexão e tomada de decisões. Considere os passos sugeridos e adapte-os as suas necessidades.
FASE DE SENSIBILIZAÇÃO

Contato Inicial
A partir de busca direta por informação junto ao Escritório Micro-regional ou por ação do próprio Escritório Micro-regional, o objetivo dessa etapa é identificar pessoas interessadas na organização da ASSOCIAÇÃO. Nessa etapa é importante dar as pessoas envolvidas o maior número possível de informações sobre o tema, tentando já identificar com o grupo o interesse por avançar no processo. Caso seja positivo o interesse, deixar como tarefa para o grupo mobilizar um número maior de pessoas (considerando que serão necessárias pelo menos 10 pessoas para organizar uma ASSOCIAÇÃO), para participar de uma palestra de sensibilização sobre o tema.

Palestra de sensibilização
Como o nome sugere o objetivo dessa palestra é o de sensibilizar as pessoas para o tema. Já com o grupo reunido a partir da tarefa da etapa anterior, esse é o momento de aprofundar a discussão sobre ASSOCIAÇÃO e o Terceiro Setor, explorando principalmente aspectos relativos à responsabilidade de cada pessoa no processo e o caráter empresarial e transparente da gestão da ASSOCIAÇÃO.É fundamental nessa etapa tentar nivelar os anseios das pessoas frente à instituição. O que elas pensam que é uma ASSOCIAÇÃO? O que elas esperam conseguir com ela? Estão dispostas a assumir riscos?

Caso o grupo concorde em avançar com o trabalho é importante organizar entre o grupo, pessoas que ficarão responsáveis por levantar informações sobre a legalização da ASSOCIAÇÃO, outras que se responsabilizem por estudar a viabilidade econômica do negócio e as necessidades de infraestrutura e recursos financeiros para viabiliza-lo.A partir dessa etapa é importante já ter definido que tipo de apoio o Sebrae estará oferecendo. Ficará restrito ao Escritório Micro-regional? Terá um consultor especializado para acompanhar o trabalho? Quem financiará?É pouco provável que o grupo consiga avançar o processo sozinho. Portanto é importante ter definido essas questões para poder seguir com segurança.

Apresentação dos resultados da etapa anterior
Caso o trabalho tenha transcorrido conforme o acordado na fase anterior, o grupo terá levantado informações importantes para decidir se organiza ou não a ASSOCIAÇÃO. Terão conseguido informações sobre a documentação e tramitação legal para constituir a ASSOCIAÇÃO e, principalmente, feito um estudo da viabilidade econômica do negócio. Cabe ao técnico explorar o grupo sobre as informações levantadas, ajudando-os a identificar as reais possibilidades de constituir e manter com sucesso a ASSOCIAÇÃO. Caso as informações colhidas permitam ao grupo decidir por organizar a ASSOCIAÇÃO, passa-se a medida prática para fazê-lo.Caso decidam por não organizar a ASSOCIAÇÃO, cabe ao técnico auxiliar o grupo a encontrar novas perspectivas para sua demanda.


FASE CONSITUTIVA

Realização de Assembléia de Constituição
A Assembléia de Constituição é uma etapa formal do processo de legalização. Nessa assembléia também elege-se a diretoria da ASSOCIAÇÃO e aprova-se o seu estatuto. Antes de chegar aqui o grupo já deverá ter discutido o estatuto e definido as pessoas que formarão a diretoria. Após essa etapa encaminhar a documentação para registro.


FASE PRE-OPERACIONAL

Definição de localização, aquisição de móveis e equipamentos.
Com base no estudo de viabilidade econômica a diretoria eleita passa a tomar as providências necessárias para começar a operação da ASSOCIAÇÃO. Nessa etapa o apoio técnico é muito importante para auxiliar a diretoria na tomada de decisões que serão cruciais para o funcionamento bem sucedido da ASSOCIAÇÃO.


FASE OPERACIONAL

Início das atividades da ASSOCIAÇÃO
A partir daqui começam os desafios reais da ASSOCIAÇÃO. As fases anteriores, deveram ter servido não apenas como forma de levantar informações para constituir ou não a ASSOCIAÇÃO, mas também, como laboratório para as pessoas da sua capacidade de trabalhar juntas em torno de um objetivo comum. A expectativa é a de que esse senso já tenha sido criado até aqui, o que diminuirá as tensões no dia a dia do negócio. Caso não tenha sido ainda desenvolvido o técnico deve estar atento para acompanhar o processo, pois ele provavelmente ainda estará muito frágil.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

O registro das Associações é feito no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. Nas cidades maiores provavelmente existe um cartório específico para essa finalidade. Nas menores é feito no cartório de registro geral.

Um aspecto dificultador é o fato de alguns cartórios terem exigências especiais que extrapolam o que determina lei. Abaixo estarão relacionados os documentos que estão previstos na legislação. De qualquer forma, vale orientar para que as pessoas que ficarão responsáveis por essa tarefa, tenham bastante paciência e estejam preparadas para enfrentar um pouco de burocracia.

De acordo com a lei 6.015/73 (arts. 120 e 121), são necessários os seguintes documentos para se registrar uma associação:

1. ATA DE FUNDAÇÃO, impressa em papel timbrado (se já houver) ou em papel ofício, transcrita do livro de atas, mas sem a inclusão do estatuto e sem os erros eventualmente cometidos quando foi manuscrita no livro, desde que os erros tenham sido devidamente consertados por observação do secretário que a escreveu. A ata deve ser assinada pelo representante legal da associação (presidente ou outro membro conforme determinar o estatuto);

2. DUAS VIAS DOS ESTATUTOS, na íntegra, impressos (separados da ata de constituição) com a assinatura do representante legal da associação em todas as páginas;

3. A RELAÇÃO DOS ASSOCIADOS FUNDADORES E DOS MEMBROS DA DIRETORIA ELEITA, com a indicação da nacionalidade, do estado civil e da profissão de cada um.

4. OFÍCIO ENCAMINHADO AO CARTÓRIO, solicitando o registro, assinado pelo representante legal da associação, com a apresentação do seu endereço pessoal e do endereço da sede da entidade.

De acordo com a Lei 9.096/95 os seguintes itens devem constar dos estatutos:
A. A denominação, os fins e a sede da associação, bem como o tempo de sua duração;

B. O modo como se administra e representa a sociedade, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente;

C. Se o estatuto é reformável no tocante à administração, e de que modo.

D. Se os membros respondem ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais;

E. As condições de extinção da pessoa jurídica e, nesse caso, o destino do seu patrimônio.
Com a documentação em ordem o registro será feito. O oficial do cartório fará o lançamento da certidão de registro e devolverá uma das vias dos estatutos com o número de ordem, livro e folha onde foi lançado. Esse é o registro inicial da Associação.
Ao contrário do que exige a maioria dos cartórios, a lei não prevê a necessidade de assinatura de um advogado nas vias dos estatutos.
O passo seguinte é providenciar o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ, o que será feita numa Delegacia da Receita Federal. Esse cadastro que permitirá a associação realizar transações financeiras, contratos, convênios, contratação de empregados...

Para inscrição no CNPJ a associação deverá apresentar:
1. Documento básico de entrada, em duas vias (encontra-se disponível na receita federal);

2. Ficha cadastral da pessoa jurídica (encontra-se disponível na receita federal);

3. Quadro de associados (o mesmo utilizado para o registro no cartório);

4. Estatutos sociais registrados em cartório.

Concluída esta etapa a Associação estará devidamente registrada e pronta para entrar em funcionamento. Os demais documentos, livros caixa, registro de empregados, deverão ser providenciados juntos com o contador que for escolhido pela associação.